On ne va pas se mentir, la plupart du temps si tu as du mal à gérer ton temps de consultation, c’est qu’elles durent trop longtemps ! Le problème survient bien souvent à tes débuts, lorsque tu te lances et que tu n’as pas encore beaucoup de client.e.s.

Bien sûr, ça peut parfois arriver de prendre un peu plus de temps avec un.e client.e. L’erreur, c’est de le faire systématiquement et que ça devienne ton mode de fonctionnement.

Le risque ? La désorganisation, le manque de rentabilité et l’insatisfaction de tes client.e.s. Garde ton objectif en tête en lisant l’article : mieux respecter la durée de tes consultations et maximiser l’efficacité des séances tout en prenant le temps avec tes client.e.s pour qu’ils soient satisfaits. Applique nos conseils et le problème devrait se régler facilement 😉

 

Pourquoi est-ce si important de respecter le temps de consultation ?

Même si donner plus de temps en rendez-vous part d’une bonne intention, c’est contre-productif mais sais-tu pourquoi ?

• Respecter le temps de consultation, c’est d’abord respecter ton ou ta client.e : si tu lui annonces 1h de consultation et qu’au final il ou elle reste 2h30 dans ton cabinet, ça peut désorganiser sa journée. Il ou elle avait sans doute des impératifs après son rendez-vous avec toi (retourner au travail, aller chercher son enfant à l’école, un autre rendez-vous…).
• C’est aussi respecter tes autres client.e.s : ça a déjà dû t’arriver de devoir attendre 1h dans la salle d’attente chez un médecin (souvent les spécialistes) ou un.e professionnel.le du bien-être parce qu’il ou elle avait pris du retard. Ça n’a rien d’agréable ! 😤

De plus, tu n’y as peut-être pas songé mais tu risques rencontrer des problèmes de rentabilité. Si tu factures une heure de prestation alors que tu as passé deux heures avec le ou la client.e, tu pourras prendre moins de consultations et ton activité risque de ne pas être rentable. Découvre aussi quelle plateforme en ligne utiliser pour tes rendez-vous !

 

1er conseil : connaître les objectifs de la consultation pour éviter de déborder

Avant le rendez-vous, demande à ton ou ta client.e le motif de la consultation afin de bien préparer la séance. Crée-toi un “process” que tu suivras pour chaque rendez-vous afin de ne pas risquer de déborder. Tu commenceras par accueillir ton ou ta client.e et lui proposer quelque chose à boire avant de l’installer. Présente-toi ensuite puis explique le déroulement de la séance.

Par exemple : “Pour ce premier rendez-vous, voici comment cela va se passer : étape 1, vous m’exposez la raison de votre venue, étape 2, je vous poserai des questions pour creuser, étape 3, je vous proposerai des solutions avec des exercices concrets si besoin que nous ferons ensemble, est-ce que ce programme vous convient ?”

Entame la séance à proprement parler : échange avec ton ou ta client.e et propose-lui quelques solutions concrètes à ses difficultés. A la fin de la séance, rappelle les points importants que vous avez vus ensemble.

Propose-lui un autre rendez-vous quelques semaines après pour engager le suivi. Explique-lui quels thèmes seront abordés et demande-lui si cela lui convient. Remercie ton ou ta client.e et indique-lui que tu restes disponible par mail ou SMS (selon ta préférence).

 

2e astuce : gérer les imprévus pour bien gérer son temps de consultation

Nous te conseillons de toujours garder 15 minutes entre deux rendez-vous pour gérer les imprévus :

• Un.e client.e en retard : quelques minutes de retard, ça peut arriver mais pense à envoyer un rappel de rendez-vous 24 à 48h avant la consultation pour éviter les lapins et profites-en pour rappeler l’importance de la ponctualité
• Un.e client.e qui pose beaucoup de questions : en expliquant dès le début de la séance son déroulement et sa durée, tu devrais déjà éviter ce genre de déconvenues, mais voici un exemple de parade si jamais ça t’arrive : “je comprends que vous vous posiez beaucoup de questions, c’est normal, mais pour que je puisse vous aider, j’ai besoin qu’on garde le fil conducteur que je vous ai présenté en début de séance. Je note vos questions pour un prochain rendez-vous, est-ce que vous êtes d’accord ?”
• Un.e client.e qui donne beaucoup trop de détails suite à une question posée. Par exemple, tu lui demandes ses antécédents médicaux et il ou elle te détaille une liste longue comme le bras d’opérations, de complications, de problèmes d’entente avec les médecins… Pas facile de le ou la recadrer sans provoquer de frustration et sans qu’il ou elle ne sente pas écouté.e. Tu peux le faire en douceur en disant par exemple : “excusez-moi de vous couper, je sens que ce sujet provoque beaucoup d’émotions chez vous mais pour vous aider concrètement, j’ai besoin qu’on avance dans le rendez-vous. Je vous propose qu’on en reparle plus en détails lors du prochain rendez-vous pour prendre le temps de vous apporter des réponses, est-ce que cela vous convient ?”

 

3e conseil : résister à l’envie d’en faire trop (surtout lors du premier rendez-vous)

Lors du premier rendez-vous, tu voudras sans doute en faire trop, répondre à toutes les questions de ton ou ta client.e, lui donner un maximum de conseils au fur et à mesure des difficultés que tu découvres. C’est tout à fait normal :

• Tu veux justifier ton tarif
• Tu veux montrer tes compétences
• Tu veux l’aider du mieux possible et le plus rapidement possible

Pourtant, c’est bien souvent contre-productif :

• Tu vas inonder ton ou ta client.e d’informations. Il ou elle risque au final de ne pas savoir quoi faire, par où commencer, oublier ce que tu lui as dit et ne rien faire du tout au final !
• Tu vas dépasser le temps de consultation et ça va être fatigant pour toi et pour le client car ça demandera beaucoup de concentration
• Tu ne prendras pas le temps de déconstruire en profondeur les fausses croyances de ton ou ta client.e et l’apprentissage sera alors moins efficace de son côté
• Tu prends le risque que le ou la client.e ne revienne pas puisqu’il ou elle pensera avoir eu toutes les informations (alors que ce n’est pas forcément le cas)

 

Mieux gérer ton temps de consultation en trois étapes

Mets en application nos trois conseils pour mieux gérer ton temps de consultation :

1. Prépare ta séance selon un process que tu pourras ajuster au fur et à mesure de ton expérience
2. Anticipe les imprévus en prévoyant des “parades” pour éviter de perdre du temps en consultation
3. Retiens-toi de donner trop de conseils pour ne pas noyer tes client.e.s sous les informations.

Avec ces quelques conseils, tu devrais réussir à mieux gérer ton temps en consultation ! Mais si tu veux aller plus loin et avoir un plan d’actions à mettre en place pour gérer ton quotidien de thérapeute et vivre à 100 % de ton activité, tu peux rejoindre notre formation Graines de Thérapeutes Académie ! Le module 3 est entièrement consacré à la gestion de tes journées en tant que professionnel.le du bien-être.