Se lancer dans le grand bain de l’entrepreneuriat en tant que professionnel.le du bien-être, ça fait peur. Pour plein de raisons : être son propre patron, gérer sa comptabilité, se faire connaître, se démarquer de la concurrence…

Mais aussi parce qu’il faut apprendre à gérer ses rendez-vous comme un.e chef.fe pour être rentable et fidéliser ses client.e.s !

Heureusement, tu n’as pas à être seul.e pour prendre ta place de thérapeute qui vit de son activité à 100 % : tu peux t’appuyer sur notre expérience pour t’épargner quelques erreurs 😉

Voici nos conseils pour apprendre à gérer tes consultations bien-être les doigts dans le nez !

 

Quelle plateforme de prise de rendez-vous choisir ?

 

Premier conseil quand tu débarques dans le monde de l’entrepreneuriat en tant que thérapeute : choisis une plateforme de prise de rendez-vous !

Tu penses forcément à Doctolib. Le problème, c’est que Doctolib demande à tou.te.s les professionnel.le.s du bien-être de quitter sa plateforme d’ici avril 2023. Une mauvaise nouvelle pour toi ?

Pas tant que ça !

Doctolib coûte très cher (139 € TTC par mois) et n’apporte pas la visibilité promise par la plateforme.

Il existe des alternatives bien moins coûteuses (voire gratuites) qui te permettront de proposer la prise de rendez-vous en ligne à tes client.e.s pour te faire gagner du temps dans la gestion de tes rendez-vous.

Tu ne sais pas laquelle choisir ? Voici nos préférées :

• Si tu débutes dans la profession, nous te conseillons Calendly, une plateforme avec une formule gratuite et facile d’utilisation.
• Si tu as un niveau intermédiaire et un peu d’argent à dépenser dans une plateforme, dirige-toi vers Therapeutes.com à 39,90 € TTC / mois.
• Si tu as déjà un site internet WordPress, que tu t’y connais un peu en technique et que tu cherches un outil directement intégré, choisis l’extension Amelia à 206 € pour une utilisation à vie.

On te détaille plusieurs autres plateformes de prise de rendez-vous en ligne dans notre article complet dédié au sujet. Tu pourras alors faire ton choix en ayant toutes les informations !

 

Focus sur Calendly : comment t’en servir ?

 

Tu débutes dans une profession du bien-être et tu veux gagner du temps sur ta prise de rendez-vous sans débourser un centime ? C’est Calendly qu’il te faut et nous t’expliquons comment l’utiliser facilement.

Promis, c’est super facile !

La plateforme est disponible en français (tu peux changer la langue si tu arrives sur le site en anglais).

1. Crée ton compte à l’aide de ton adresse email ou directement avec Google ou Microsoft
2. Crée et configure ton “événement” en cliquant sur “nouveau type d’événement”
3. Choisis “en privé” pour un rendez-vous en tête-à-tête avec ton ou ta client.e
4. Renseigne le nom de ton événement : par exemple “premier rendez-vous sophrologie”, choisis le lieu (une adresse physique ou en distanciel : téléphone, Google Meet, Zoom… tu as plein de choix) et ajoute une courte description pour que ton ou ta client.e sache à quoi s’attendre
5. Choisis ensuite la plage et la durée durant laquelle tes client.e.s peuvent réserver leur rendez-vous : tu peux utiliser ton planning existant (Calendly se synchronise avec Google Agenda) ou définir des heures personnalisées puis choisir de laisser 15 minutes avant et/ou après le rendez-vous pour parer les retards possibles et te laisser le temps entre deux séances
6. Retourne ensuite sur “accueil” et clique sur “activer”
7. Tu n’as plus qu’à copier-coller le lien sur ton site, tes réseaux sociaux, dans ta newsletter et/ou ta signature de mail pour que tes client.e.s puissent réserver directement leur rendez-vous.

Avec la formule gratuite, tu ne peux paramétrer qu’un type d’événement. Tu peux en revanche le modifier à tout moment si tu décides par exemple d’augmenter ou de réduire la durée d’un rendez-vous.

Astuce supplémentaire : tu peux définir tes plages de disponibilité en cliquant sur “disponibilité” dans le menu à côté d’accueil.

 

Comment éviter que tes clients ne te posent un lapin ? 🐰

 

Deuxième souci que tu rencontreras, on l’espère pas trop vite, dans ta carrière de thérapeute : les lapins de tes client.e.s (ça n’arrive pas qu’en date Tinder).

Les annulations de dernière minute, parfois sans même prendre la peine de prévenir le ou la professionnel.le sont un fléau qui touchent tous les médecins mais aussi les thérapeutes et autres professionnel.le.s du bien-être.

Le risque 0 n’existe pas, et une annulation ou un lapin de dernière minute t’arrivera sans doute malgré toutes les précautions prises. On n’est jamais totalement à l’abri, mais sache que tu peux t’en prémunir pour les éviter au maximum :

1. Rappelle les conditions d’annulation dès la prise de rendez-vous
2. Envoie un rappel 24 à 48h avant le rendez-vous
3. Demande un acompte lors de la réservation
4. Appelle le ou la client.e pour connaître le motif de son annulation
5. Donne la possibilité à tes client.e.s de décaler son rendez-vous eux-mêmes

Aujourd’hui, il est très facile de prendre rendez-vous en ligne. Tellement facile qu’on en oublierait presque qu’un humain se trouve derrière.

Le but est de rappeler à vos client.e.s ce qu’implique la prise de rendez-vous et de les responsabiliser sur les conséquences d’une annulation de dernière minute.

 

Comment gérer ton temps de consultation ? ⏰

 

Autre problème que tu peux rencontrer en tant que thérapeute débutant : tes consultations durent trop longtemps.

Tu as du mal à gérer le temps de tes séances et tu ne sais pas comment t’améliorer sur ce point.

Nous te donnons trois conseils qui devraient t’aider à mieux gérer ton temps de consultation :

• Définis une trame de consultation à suivre pour ne pas déborder
• Réfléchis à des parades pour gérer les imprévus (client.e en retard, client.e qui pose beaucoup de questions, client.e qui dévie du sujet principal…)
• Résiste à l’envie d’en faire trop et retiens-toi de donner trop d’informations à tes client.e.s pour que la séance reste efficace.

Nous te détaillons ces trois étapes pour mieux gérer ton temps de consultation dans notre article complet.

Gérer le quotidien de thérapeute, surtout quand on débute, ce n’est pas toujours simple. On y va à tâtons, on fait des erreurs, on perd du temps (et de l’argent)…

C’est pour te faire gagner du temps, t’éviter les erreurs et te mettre sur les rails de la réussite de ton activité de thérapeute qu’on a créé la formation Graines de Thérapeutes.

Nous avons imaginé un plan d’actions complet en 7 piliers pour que tu puisses prendre confiance en tes capacités et vivre à 100 % de ton activité :

• Définir les fondations de ton entreprise
• Créer et vendre tes offres
• Gérer ton entreprise au quotidien
• Te faire connaître localement
• Te démarquer en ligne
• Diversifier tes revenus
• Développer ta posture de chef.fe d’entreprise

Tu veux en savoir plus ? Cours lire la page de présentation du programme Graines de Thérapeutes Académie !