Quand tu as suivi ta formation pour devenir naturopathe, sophrologue, hypnothérapeute ou tout autre professionnel.le du bien-être, on ne t’a pas forcément appris à gérer une entreprise.

Être thérapeute, c’est bien sûr accompagner tes client.e.s, mais c’est aussi passer beaucoup de temps à gérer tout le côté administratif :

• La prise de rendez-vous et les rappels
• La création et l’envoi des factures
• La comptabilité
• Les dossiers client pour le suivi
• Les paiements de tes client.e.s (surtout si tu réalises des séances à distance)
• Trouver un logiciel de visio fiable…

Tu peux perdre un temps infini à ajouter tes rendez-vous sur ton planning Google Agenda, à envoyer des mails de rappels, à créer tes factures sur un logiciel comme Abby (ou avec Excel) à remplir les dossiers de tes clients, à recevoir les paiements sur Paypal ou autre, à envoyer des liens Google Meet (et à être limité dans la durée du rendez-vous)…

Ou alors, tu peux opter pour une plateforme tout-en-un qui te facilite la vie, allège ta charge mentale et professionnalise ton activité !

Ok, mais il y en a plein… Laquelle choisir ?

C’est tout l’objet de notre article comparatif ! On te présente 4 plateformes de gestion client (ou CRM), spécialement conçues pour les thérapeutes (et tes problématiques).

Plateforme de gestion client pour thérapeute n°1 : Hosta app

La plateforme de gestion client pour thérapeute Hosta App (anciennement MyJoornee) est un.e véritable assistant.e numérique qui fait à peu près tout (bon sauf le café et les photocopies, zut).

Le CRM est agréé données de santé en France et respecte les normes RGPD (un plus quand tu cherches un outil éthique). Il propose une interface simple et intuitive pour une prise en main facile (pas besoin d’y passer des heures, même si tu n’es pas doué.e en informatique). Et si tu rencontres un souci, tu peux demander de l’aide à l’équipe d’Hosta.

En termes de fonctionnalités, voici ce que tu peux retrouver :

• Ton planning qui se remplit tout seul : dès qu’un.e client.e prend rendez-vous, c’est directement reporté sur la plateforme
• Des factures envoyées automatiquement
• Un tableau de gestion des ventes, de ton chiffre d’affaires et de ta TVA (pratique pour savoir où tu en es)
• Un logiciel de visio intégra à la plateforme avec la fonction replay
• Un fichier client pour faciliter le suivi et noter toutes les informations nécessaires
• Un hébergement de formations et de programmes directement intégré (si tu veux diversifier tes sources de revenus de thérapeute)
• Le partage de documents, d’exercices et de compte-rendu de séances à tes client.e.s
• Des formulaires et des quiz à personnaliser pour faciliter les échanges avec tes client.e.s
• Des pages de vente intégrées directement à l’outil (hyper facilitant, surtout si tu n’as pas encore créé de site internet).

La plateforme est en constante évolution pour s’adapter aux besoins des thérapeutes. Ainsi, plusieurs fonctionnalités sont à venir :

• Un chat sécurisé pour échanger avec tes client.e.s
• La demande de témoignages automatisé
• La signature de contrats
• L’emailing avec une page de capture (pour envoyer une newsletter par exemple)

Aucun logiciel n’est à installer, tu peux tout faire directement en te connectant en ligne.

Le tarif : 57 € TTC / mois sans engagement, essai gratuit de 7 jours (sans avoir besoin d’entrer la carte bancaire) ou 570 € TTC pour un an, soit 2 mois offerts.

Choix n°2 : Jupiterre

Jupiterre est un CRM pour thérapeute créé par une praticienne du bien-être pour les professionnel.le.s comme toi.

La plateforme propose un service client réactif en cas de besoin, même si elle est simple d’utilisation. Jupiterre est un outil conforme au RGPD français.

La promesse de la plateforme est de te faciliter toute la gestion administrative. Voici comment :

• Tu peux créer des devis et des factures mais également suivre ton chiffres d’affaires (pour anticiper ton passage à la TVA)
• Tu peux personnaliser ton espace avec ton logo, tes couleurs, tes questionnaires ou encore les conseils et fiches pratiques que tu veux donner à tes client.e.s
• Les fiches clients sont détaillées pour faciliter leur suivi
• L’espace est simple pour toi mais il l’est aussi pour tes client.e.s : ils ou elles peuvent modifier facilement leurs informations personnelles, accéder au questionnaire à remplir avant un rendez-vous par exemple (et c’est directement synchronisé avec leur fiche client), accepter tes documents juridiques en un clic (CGV, politique de confidentialité…), te poser une question et te laisser un avis

L’abonnement mensuel sans engagement au logiciel de gestion client Jupiterre est à 29 € HT / mois. Pour l’année, il est à 319 € HT (soit un mois offert).

La plateforme propose en complément un module de gestion de rendez-vous pour avoir un agenda, permettre la prise de rendez-vous directe à tes client.e.s, avoir un logiciel de visio intégré et envoyer des rappels de rendez-vous par mail et/ou SMS (0,06 € par SMS).

Cette option est payante. Si tu prends le CRM à 29 € HT / mois, le logiciel de gestion de rendez-vous est à 19 € HT / mois. Si tu n’as besoin que de la gestion de rendez-vous, il t’en coûtera 29 € HT / mois.

Jupiterre propose également le paiement en ligne des séances (d’un acompte ou de la totalité) mais prend une commission à partir de 3 % + 0,65 € par règlement pour une carte bancaire en France.

CRM de thérapeutes n°3 : Itiaki

Itiaki est un outil 100 % français développé à Montpellier, toutes les données sont stockées en France pour une conformité parfaite au RGPD et la sécurisation des données de tes client.e.s.

La plateforme regroupe plus de 1 000 praticien.ne.s du bien-être et est facile à utiliser.

Au niveau des fonctionnalités, voici ce qui t’est proposé par le CRM :

• Une page web de présentation pour personnaliser ton profil
• Un agenda et la prise de rendez-vous en ligne pour tes client.e.s
• Des rappels par mail et SMS
• Le paiement possible à la réservation avec Stripe
• Un dossier de suivi client avec coordonnées, antécédents, allergies, conseils, questionnaires…
• Des rapports détaillés de facturation et paiements pour ta déclaration mensuelle ou trimestrielle
• Pour tes client.e.s :
  • La réservation de rendez-vous en ligne sans nécessité de créer un compte (pour un passage à l’action plus rapide)
  • Une alerte désistement si un créneau se libère plus tôt

Le tarif : 29 € TTC / mois (pour 2 utilisateurs, intéressant si tu es dans un cabinet avec un.e autre professionnel.le mais il faut que vous n’ayez qu’un numéro de SIRET pour vous deux).

Il y a aussi :

• Une offre gratuite sans limite de temps mais qui propose moins d’options. Tu es limité.e à 50 dossiers clients et tu ne peux pas proposer la prise de rendez-vous en ligne, ni les rappels par SMS, ni le stockage de documents, ni la facturation, ni le paiement en ligne.
• Tu as aussi une offre à 9 € TTC / mois sans prise de rendez-vous, ni stockage de documents, ni facturation, ni paiement en ligne.

Option n°4 : Theradoo

Theradoo est une plateforme de gestion d’activité de praticien du bien-être créée par un praticien du bien-être. Elle a été imaginée pour fournir une solution simple et efficace pour la gestion complète de ton activité.

Le CRM est hébergé en France et respecte le RGPD européen.

Voici les fonctionnalités proposées :

• Un fichier client dans lequel tu retrouves le suivi, les séances et les évaluations
• Les bilans de vitalité (anamnèse) et séances sont entièrement personnalisables pour coller au mieux aux besoins de chacun
• Un agenda complet avec la synchronisation avec Google Calendar
• La prise de rendez-vous pour tes client.e.s avec le choix d’une confirmation manuelle ou automatique de ton côté, le choix du type de rendez-vous, du lieu et des heures des séances
• L’envoi de rappel par SMS (50 inclus / mois)
• La création de factures
• La vente de produits et services
• Une page de présentation personnalisée sur internet (c’est cool si tu n’as pas encore de site)
• Un lexique avec une foule d’information pour la réflexologie, les huiles essentielles, les fleurs de Bach et tes propres documents pour une consultation facile et rapide
• Un système de parrainage qui permet de récupérer des commissions pour que ton abonnement soit moins cher.

La plateforme propose un essai gratuit pendant un mois sans engagement et coûte ensuite 25 € TTC / mois sans engagement ou 250 € TTC / an (soit 2 mois offerts). La résiliation peut se faire à tout moments sans frais supplémentaire.

Si tu veux t’inscrire, clique sur ce lien et remplis le formulaire (partenariat rémunéré).

Quelle plateforme de gestion clients choisir quand on est thérapeute ?

Le choix de ta plateforme de gestion client dépend évidemment de ce qui te semble le plus important en termes de fonctionnalité.

Pour nous, si tu n’as aucun budget à consacrer à ça, choisis l’option gratuite proposée par Itiaki. Ça te permet de tester et de voir si elle te convient pour passer à la version payante plus tard, quand tu auras suffisamment de client.e.s.

La plus complète et la plus sympa à utiliser pour nous, c’est Hosta App : tu as énormément d’options et la plateforme est constamment en développement pour coller au mieux à tes besoins.

Entre les deux, tu peux te tourner vers Jupiterre ou Theradoo. Les deux CRM sont moins “sexy” à utiliser mais ils font un super travail de décharge mentale et de facilitation administrative sans prise de tête pour prendre en main l’outil.

Mais tu veux qu’on te dise ? Le CRM que tu choisis pour gérer ton activité de thérapeute a peu d’importance (et c’est même contre-productif) si tes bases ne sont pas solides.

• As-tu créé une offre rentable ?
• As-tu fixé tes tarifs (et pas au doigt mouillé) ?
• As-tu choisi ta spécialisation ?
• As-tu une stratégie pour trouver tes client.e.s ?
• As-tu une communication claire et stratégique ?

Si tu n’es pas sûr.e de dire oui à toutes ces questions, on te conseille de jeter un oeil à notre formation Graines de Thérapeutes Académie. On t’y apprend tout ça (et bien d’autres choses) !